As deliberações da assembleia de condóminos devem obrigatoriamente ser registadas em ata, estando a validade do referido documento sujeito ao cumprimento de um conjunto de formalidades legalmente impostas.

No entanto, as alterações introduzidas pela nova lei (8/2022) especificam que a ata deve conter um resumo do que de essencial se tiver passado na assembleia, indicando, nomeadamente, a data e o local de realização, os nomes dos condóminos presentes e ausentes, os assuntos abordados, as decisões e as deliberações tomadas como resultado de cada votação e o facto de a ata ter sido lida e aprovada.

A ata deve ser redigida pelo presidente da assembleia e subscrita por todos os condóminos nela presentes.

A eficácia das deliberações depende da aprovação da respetiva ata, independentemente da mesma se encontrar assinada pelos condóminos – deliberações essas que se tornam assim vinculativas tanto para os condóminos como para os terceiros titulares de direitos relativos às frações. Por isso, cabe ao administrador, mesmo que provisório, guardar as atas e facultar a respetiva consulta, quer aos condóminos, quer aos terceiros.

A assinatura e a subscrição da ata podem ser efetuadas por assinatura eletrónica qualificada ou por assinatura manuscrita, aposta sobre o documento original ou sobre documento digitalizado que contenha outras assinaturas.

Vale como subscrição a declaração do condómino, enviada por correio eletrónico para o endereço da administração do condomínio, em como concorda com o conteúdo da ata que lhe tenha sido remetida pela mesma via (devendo a declaração ser anexada ao original da ata).

Compete ao administrador do condomínio a escolha de envio da ata por um ou por vários dos meios previstos na lei, bem como a definição da ordem de recolha das assinaturas ou das declarações de receção por via eletrónica (assegurando assim o arquivo das assinaturas/declarações num único documento).